武汉理工大学外宾接待管理办法
（经2015年第14次校长办公会审议通过）

第一章  总则
第一条  为进一步规范外宾接待工作，根据国家相关政策法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条  外宾接待工作应当坚持服务国家大局和学校中心工作、友好对等、务实节俭的原则。
第三条  外宾接待按照有关外事管理规定，实行归口管理，分级负责。国际交流与合作处是学校外事工作的归口管理部门，负责学校外宾接待的管理和协调工作，学校各二级单位负责本单位的外宾接待工作，并应对学校布置的外宾接待活动予以支持和配合。
第二章  接待管理
第四条  邀请外宾来访应结合学校教学、学科建设、科学研究等工作的需要与发展，提高计划性，尽量减少临时性、纯礼节性和无实质成效的接待。
第五条  外宾来访前应要求对方明确来访目的、访谈具体内容、来访人员名单及背景介绍等。接待单位应针对来访目的和访谈内容等做好充分准备，组织相关专业人员参加业务商谈，力求产生实际效益和成果。
第六条  接待单位应指定责任心强、精通外语和富有外事经验的人员认真落实接待准备工作，包括制订详细的接待计划、准备会谈参考资料等，并报国际交流与合作处审核批准。
第七条  接待过程中若涉及重要外事活动，如授予荣誉学衔、签署协议、接受捐赠等事宜，必须制定背景资料等相关文本，并提前1个月报国际交流与合作处和相关部门审核。
第八条  各类会见、仪式等接待活动，一般遵循职位对等和工作需要的原则安排相应人员参加。凡请学校领导参加的外宾接待活动，接待单位应提前2周将接待计划报国际交流与合作处审核，由国际交流与合作处报党委办公室、校长办公室邀请学校领导出席。
有下列来访人员或活动，可请学校领导出席会见：
(一) 外国政府和国际组织重要官员；
(二) 国外大学校级领导；
(三) 国际知名专家学者；
(四) 曾向我校提供重要捐赠的人员和单位代表；
(五) 国际知名研究机构和大公司高层管理人员及研究人员；
(六) 其他对我校有特殊贡献的人员；
(七) 校际合作签字仪式；
(八) 在我校举办的国际会议的开、闭幕式活动；
(九) 重要捐赠仪式。
第九条  外宾接待过程中应注意搜集、保存相关资料和工作照片（视频）等。接待任务完成后1周内，接待单位须向国际交流与合作处提交接待工作总结（形式包括文字、照片、视频等，内容包括接待效益和成果、存在的问题和建议等）。
第十条  若有外国记者或其他外籍人士采访、调查，须经国际交流与合作处审核后，报党委宣传部审批。
第十一条  国外非政府组织、基金会和有关团体人员来访、捐助（赠）和开展社会调查等，应事先了解其政治背景、宗教背景、捐助（赠）目的等情况，并书面向党委办公室报告，获得批准后方可实施。
第十二条  外宾接待中应严格遵守有关保密规定，不得泄密。
第三章  经费管理
第十三条  外宾接待费应纳入部门预算，严格执行接待费开支标准，不得超预算或超标准接待。接待单位应填写《武汉理工大学外宾接待经费审批表》（见附件），经国际交流与合作处审批后方可报销。
第十四条  外宾接待经费开支范围主要包括：住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠送小礼品等。外宾接待经费原则上不得列支外宾来华国际旅费。
第十五条  住宿费按以下办法执行：
（一）外宾住宿应当注重安全舒适、不追求奢华，安排的宾馆最高不超过四星级。
（二）外宾住房标准：校长及院士、诺贝尔奖获得者等来访外宾可安排套间，其他人员安排标间或单间。
第十六条  日常伙食费按以下办法执行：
（一）外宾日常伙食招待应该注重节俭，严格根据伙食标准选择菜品，提倡自助餐等形式。
（二）日常伙食标准（含酒水、饮料）：每人每天不超过300元。
第十七条  宴请费按以下办法执行：
（一）宴请外宾严禁讲排场，杜绝奢侈、浪费。
（二）宴请费标准（含酒水、饮料）：每人每次不超过300元。冷餐、酒会、茶会分别为每人每次150元、100元、60元。
（三）外宾在校期间，宴请不得超过2次。
第十八条  交通费按以下办法执行：
（一）外宾用车原则上按照对等原则或已有的外事交流协议安排。
（二）确有必要为外宾安排车辆的，应根据实际需要安排，并减少随行车辆。
（三）外宾在中国境内城市间乘坐交通工具标准：飞机经济舱、轮船二等舱和火车软席（含高铁/动车一等座、全列软席列车一等座、火车软卧）。
第十九条  对外赠礼按以下办法执行：
（一）对外赠礼应当节约从简，不求奢华。实物礼品应当尽量选择具有中国或学校特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品，提倡赠送师生作品。
（二）原则上由接待单位赠礼1次，其他单位不必重复赠礼。如外方赠礼，可按对等原则回礼。
（三）赠礼标准：对外赠礼以赠礼方或受礼方级别较高一方的级别确定赠礼标准。我方或外宾为司局级人员的，每人每次礼品不得超过200元；其他人员，可视情况赠送小礼品。
第二十条  外宾在华期间的医药、邮电通讯、洗衣、理发和酒店除房费外其他消费，均由外宾自理。
第二十一条  中方陪同人员人数应当根据实际工作需要确定，从严控制。外宾5人以内（含）的，中外人数原则上在1:1以内安排；外宾超过5人的，超过部分中外人数原则上在1:2以内安排。
第二十二条  陪同外宾赴外地访问期间，陪同人员费用由所在单位负担。陪同人员的伙食费、住宿费、交通费等开支标准按照学校国内差旅有关规定执行。确需与外宾同住、同行的，经所在单位领导批准，在陪同期间可与外国专家享受同等待遇，不再享有交通和生活补贴。
第二十三条  外宾接待原则上由邀请单位负担经费。校际交流和校级及以上来访外宾的接待由学校外事经费负担，其他外宾的接待由校内邀请单位负担。
第二十四条  校内各单位要严格执行学校有关外事规定。外事、财务、审计、纪检等部门应当加强对外宾接待管理和经费使用情况的监督检查。对于违反本规定的部门和个人，学校将视情节轻重给予党纪和政纪处分。
第四章 附则
第二十五条  在对外交往活动中接受的礼品和纪念品等，按上级与学校的有关规定处理。
第二十六条  对于来校进行学术讲座、科研合作、国际会议等学术交流的外籍专家，其接待管理按照学校有关规定执行。
第二十七条  由学校聘任的战略科学家等外国专家的管理按签订的具体协议执行。
第二十八条  对于来自港澳台及海外的华人华侨等其他人士的接待，可参照本办法执行。
第二十九条  如国家或上级主管部门出台新的政策规定，按新政策规定执行。
第三十条  本办法由国际交流与合作处负责解释。
第三十一条  本办法自发布之日起执行。